笑屋の同窓会を使って同窓会を行うまでの流れを実体験レビュー


笑屋の同窓会ロゴ
手間のかかる同窓会の幹事の仕事を代行してくれるサービス、「笑屋の同窓会」を利用して年始に同窓会を開きました!想像以上の大盛況で無事に終えることができ、このサービスを利用してよかったと思っています。

そこで「笑屋の同窓会」のサービスを実際に行った手順を紹介しながら、良い所、改善して欲し所、注意点なども紹介していきます!

スポンサーリンク

笑屋の同窓会とは

名簿をデーター化し、その住所へ招待状の発送、返信はがきの集計、会場の手配、当日の受付などの同窓会の基本事務から同窓生の専用SNSを立ち上げ、コミュニケーションのサポートまでしてくれる同窓会のトータルプロデュースサービスです。

私達の同窓会の概要

同窓生全174名
出席者46名(うち当日キャンセル2名、先生3名)
会費7,500円(先生は無料で招待)
幹事6名
私以外の5名は名前を借りただけで、ほぼすべての作業を笑屋の同窓会がやってくれてので、基本私一人でやり切ることができました。

利用料金について

料金は「会場へ支払う金額 + 2,500円」
です。私達の場合、会費が7,500円(会場費5,000円)で他に支払いはありませんでした。(同窓生のワガママで注文したワイン代8,880円は別途会場へ支払いしましたが。)

このわかりやすい利用料金が笑屋の同窓会の利点であり、ミソなのです。

笑屋の同窓会側からすれば同窓生が集まれば集まるほど利益が出ます。なので、同窓生が集まるノウハウを存分に提供してくれるのです。

私達のメリットとしては、同窓生全員が同じ料金を平等に払うということと、当日のキャンセルが出てもキャンセル料を支払わなくて良いことです。
このサービスを使わなかった場合、最初に案内状などの通信費(私達は170人の同窓生がいるので、往復はがきで170人×約100円=17,000円)を誰が立て替えるのか、キャンセルが出た場合は誰が支払うのか、会費に上乗せしておくにしても、余ったり、足りなかった場合はどうするのかなど、金銭面の手間は想像以上なのでこの心配が無くなるというのも幹事にとってはものすごく楽になります。

先生の招待については2つの提案があり、どちらも先生は会費無料というものです。

一つは、会費はそのままで、先生達が祝儀を持ってきてくださった場合はその祝儀は笑屋の同窓会のものになる。

もう一つは、会費を500円上げて、先生達が祝儀を持ってきてくださった場合はその祝儀は幹事のものになる。

というものでした。会費は上げたくないし、幹事でもらってもしょうがないので、私達は前者を選びました。

また、面白いシステムとしてスポンサーシステムがあります。同窓会は年齢や住んでいる地域、性別もピンポイントではっきりしているので、「30歳の女性向けに化粧品をアピールしたい」など、企業にとっても良いマーケティングの場でもあります。

なので、企業がスポンサーになり、同窓会で化粧品のサンプルを配ることでスポンサー料が入り、その金額分会費が安くなるというシステムです。

私達の同窓会ではスポンサーが付かず、安くなりませんでしたがw
同窓生の中にスポンサーになってくれる人もいるかもしれませんので、その辺の声掛けもしたらよかったなと、終わってから思いました。

同窓生専用のクローズドSNS

笑屋の同窓会クローズドSNS同窓生専用のクローズドSNSが無料で開設できることが、笑屋の同窓会を利用した理由の一つとして挙げられます。

SNSの特徴として

・同窓生同士でメッセージのやりとりが出来る。
・同窓会の出欠席を取ることができ、誰が参加して誰が不参加か確認できる。
・掲示板で連絡が取れる。
・写真の共有機能があり同窓会の写真を公開できる(当日は担当者が写真を撮ってくれてそれを次の日にはアップしてくれる。私達の場合は200枚以上ありました。)
・招待機能があり、連絡先を知っている人を招待できる。
・案内状が届かなかった人がSNS上でわかる。その人の連絡先を知っている人がいたら連絡してもらったり、手がかりを投稿することもできるので、同窓会があることを多くの人に伝えられる。
・幹事だけの機能だが、参加者だけ、不参加者だけなど、いろんな括りで一括メールを送ることが出来る。
・Facebookの「いいね!」のような「ひさしぶり!」ボタンが有り、気軽にコミュニケーションがとれる。

などがあります。

ちょっと微妙な仕様

便利なSNSですが、ひとつだけ「どうなの?」という仕様があります。
それは、SNSに登録した人は「仮参加」に自動的になり、参加人数に加算されてしまうということです。

同窓会に参加する人は「出欠申請」から参加を表明します。その参加者と仮参加者が一緒になって表示されるので、本当に参加する人が誰なのかわかりにくくなっています。

参加人数を増やすためになるべく多くの人が参加するように見せかけるという意味合いがあると思うので、それなりに納得していましたが、仮参加者を除いた参加者だけを表示させる機能がないのでそこだけは改善してほしいなと思いました。

仮参加でも当日の名札などは用意してくれるようで、仮参加のまま参加しても良いようです。

同窓会当日までの流れと笑屋の同窓会とのやりとり

同窓会当日までの流れと笑屋の同窓会とのやりとりを時系列でなるべく詳細に紹介していきます。

8月中旬

仲の良い中学の友達数名と飲み、30歳になった節目として中学の同窓会やりたいよね〜という話をするが、具体的な話はせずそのまま終了。

9月下旬

幹事が知っておくべき、同窓会を成功させる為のノウハウ。−笑屋の同窓会を利用しよう− | 株式会社LIG の記事を読み、笑屋の同窓会の存在を知る。8月に同窓会の話をしていたので、「これだ!!」と思いそのまま「資料請求 | 笑屋の同窓会」から資料請求をする。

次の日にメールが来て、24日に自宅まで来てもらい詳しい話をすることに。

9月24日 担当者との打ち合わせ(開催100日前)

自宅にて担当者と打ち合わせ。料金などの説明を受け、希望の日にち、会場を伝え、申込書に記入をして名簿を渡す。(笑屋の同窓会はプライバシーマークを取得していて、同窓会以外には名簿を使わないとこのと)
なお、開催日まで4ヶ月を切っているので、第一回の案内ハガキは送付せず、正式案内状をそのまま送ることに。(4〜6ヶ月前ぐらいが余裕があったほうが良いようです。)

私がやることとして、

・SNS登録の際必要になる同窓生だけが知っている問題を8つ作る。
・幹事を各クラス男女1名ずつ選ぶ。(名前だけでも良い)
・幹事会を開き、その写真を撮り、担当者へ送る。その写真は招待状に載せられ、懐かしさと楽しそうな雰囲気で出席者をアップさせるために使う。
・SNSが開設されたら、メッセージを送るなどSNSを盛り上げる。

ということを挙げられました。担当者との直接の打ち合わせはこの日だけで、後はメールでのやりとりだけでも問題ありませんでした。希望すれば直接会っての打ち合わせも出来るようです。

ここから幹事をやってくれそうで、幹事会に出られる場所に住んでいる人を探す。学級委員が良いと思ったので、各クラスの学級委員に連絡。しかし、学級委員が誰だったか思い出せない…。各クラスの人に聞くが、わからないクラスが2クラスも…。15年前になるとみんな覚えていないものです。

10月16日 名簿のデータ化完成(開催78日前)

名簿のタイピングが終わり、性別確認のためメールで名簿が送られてきたので、確認。違う部分を次の日にメールで返信。

名前だけでの性別の判断は難しいようです。7件ほど指摘しましたが、性別が分かりにくい名前ばかりでした。

10月21日 SNS開設(開催73日前)

SNS開設の知らせが届き、SNSへログイン。問題も既に作ってくれていたので、結局私が作った問題は1問だけ。後日電話で話をした時に伝えました。

まだ正式案内状を送ってはいないが、連絡先を知っている人はこのSNSから招待できるので、連絡先を知っている人をひたすら招待する。
併せて招待した人に、連絡先を知っている人を招待するよう呼びかける。

これだけで40名以上がSNSに登録してくれた。

10月29日 案内状の案が届く(開催65日前)

数日前に電話があり、案内状に載せたい一言と、幹事会の写真の件について問い合わせがあった。
一言ついては「30歳になったから同窓会をやりたい」ということを漠然と伝える。幹事会の写真については、都合が付かず開催できなかったことを伝え、別の写真を使ってもらうことに。

案内状の案がメールで届き、確認。上記一言も上手くまとめてあり、写真も良い感じの写真を選んでくれてあり、OKを出す。

皆の手元には11月9~13日の間に届くとのこと。

11月1日 招待する先生を伝える(開催62日前)

招待する先生の名前を伝える。
最初は出席してもらえるか分からなかったので、呼ばない方向だったが、ダメ元で呼んでみようということになった。そのため笑屋の同窓会へ伝えるのが少し遅れた。

11月5日 先生用の案内状の案が届く(開催58日前)

先生用の案内状の案がメールで送られてきたので、確認しOKの返事をして発送してもらう。

11月8日 担当者から出席者を増やす秘訣が届く(開催55日前)

担当者から一括メールでSNS登録者に「出席者を増やす秘訣」が届く。

内容は
・一般的な同窓会の出席率は27%、笑屋の同窓会では34%。
・案内状が届いても一気にSNSへの登録者は増えない。2〜3日に1人など。(私達の場合もそうでした。数日置きに1人など。)
・新しくSNSに登録した人に「ひさしぶり!」を押して出迎える。
・掲示板へ書き込みをし、SNSを盛り上げる。
・開催1か月前になったら未登録者に電話をする

出席申請がギリギリだった人のほとんどは「だれか誘ってくれると思っていた」や「返事をするのを忘れていた」という意見がなんと62%です!(出席者へのアンケート:2011年2月調べ) 実は、みなさん、背中を押してもらいたがっています!
「来てよ~!○○ちゃんが来ないとつまんないよ~」「○○クンが来ないと場が盛り上がんないもん」「たまには、中学校時代に帰ろうよ~」的な誘いが効果的です。

など、出席者を増やすためのノウハウがいっぱいでした。
これを見て思ったのが、最終的に出席者数を増やすのは自分たちの声掛けが一番なんだなということです。当然のことですが、連絡先が分からないなど、声を掛けたくても掛けられないなんてこともありましたので、なかなか難しいものです。

11月10日 案内状が自宅に届く(開催53日前)

笑屋の同窓会案内状
届いた案内状を見ると思った以上のクォリティーで、自分たちでこの案内状を作るのは大変だなと思いました。

同窓会当日まで

11月10日以降から当日まで特に打ち合わせはせず、SNSの使い方などをメールで質問したぐらいです。
この間SNSを盛り上げるよう、掲示板に書き込んだり、「ひさしぶり!」を押したり、不参加表明した人にメッセージを送ったりしました。
あとは幹事と当日の集合時間を確認したぐらいです。

同窓会当日

同窓開始時間の1時間前に会場に到着し、担当者と最後の打ち合わせ。同窓会の流れを確認する。先生への花束を用意してくれたので、渡す人を決める。

担当者は男性1名女性2名で、女性2名は受付を担当。
A4用紙で簡単なプログラムと名札を用意してくれていて受付と一緒に参加者に渡してくれた。

他の幹事の仕事は、1人に乾杯をお願いし、会場が分かりにくかったので、数名会場の前で案内をしてもらっただけ。本当に名前だけを借りただけで、特に面倒な仕事はなかった。

司会に関しては笑屋の同窓会へお願いすることもできたが、盛り上がりに欠けるので自分たちですることに。簡単なセリフを書いてくれたが、その場の勢いで自分でやってしまいました。

同窓会のプログラムはこんな感じ。
18:00 開宴
18:03 幹事あいさつ
18:08 乾杯
18:08 ご歓談
19:45 恩師のおことば
19;55 閉会のことば
20:00 閉会

閉会後には担当者が集合写真を撮ってくれた。

余興はやりませんでしたが、やらなくてよかったと思います。みんな話に夢中になり、時間があっという間に過ぎ、余興の時間なんてありませんでした。また、担当者に言われたことですが、「同窓会はみんな自分が主役で来ているので、誰かが目立つ余興は見向きもしない。」その通りだと思います。司会が話してても自分たちの話に夢中なくらいですからw

笑屋の同窓会への支払いは受付時に払ったお金がそのまま支払いとなるため特に何もしませんでした。

二次会

当初二次会の会場を探すのをお願いしていたのですが、田舎と年始ということもあり、営業していない店ばかりで、30名近い人数が入れる場所がなかったので、結局当日知り合いの居酒屋にお願いして行いました。

笑屋の同窓会に二次会の会計などをお願いできるようでしたが、知り合いの居酒屋のため、お願いはしませんでした。

因みに1人の会計に500円上乗せすると笑屋の同窓会へお願いすることが出来るようです。

二次会の参加者を増やす秘訣として、同窓会前に出席を取るのではなく、同窓会が終わった後に出欠を取る、ということがあるようです。同窓会が始まるまでは二次会はいいやと思う人も、当日懐かしい顔に会い、盛り上がったらその勢いで参加するという人がいるからです。

ただ、この方法だと参加する人数がわからないため二次会の会場が取りにくいということがあります。今回これに悩み、当日まで予約をためらい、人数によって会場を変える方向で行きました。(当日ゴタゴタするのでオススメしません。必ず先に会場は抑えて、人数は変わると伝えておきましょう。)

二次会の出席率ですが、一般的に一次会参加者の七割程度が参加するようです。私達の場合46名中31名の参加だったので、この数字はある程度信用できそうです。

まとめ

笑屋の同窓会を使い、幹事である私がやったことは次のことだけ。
・サービスを申し込み、一度担当者と会って話を聞く。
・申込用紙に記入をし、同窓会の名簿をコピーして渡す。
・SNS用の問題を作る。
・幹事を決め、連絡を取りお願いする。
・同窓会へ呼ぶ先生を担当者へ伝える。
・幹事会を開き、写真を撮り、担当者へ送る。
・SNSを盛り上げる。
・担当者が作成する案内状などの確認。
・当日の司会、幹事あいさつ。
・二次会の手配
です。このサービスを使ったからこれだけの仕事で済みました。

逆にやらなくてよかったことは、
・名簿のデータ化。
・先生と同窓生用の案内状の作成、送付。
・案内状の集計。
・会場の予約。
・当日のプログラムの作成、名札の作成。
・当日の受付での現金のやりとり、お釣りの用意。
・先生への花束の購入。
・会場への当日キャンセルや支払いなどのやりとり。
など、かなり面倒なことをやらずに済みました。

笑屋の同窓会のサービスを使うと1人で幹事ができます!

スポンサーリンク

おわりに

かなり長文になってしまいましたが、笑屋の同窓会の良さが伝わったでしょうか?これだけの手間で同窓会が開け、盛大に終わることができたので、出来る限りのことは書いたつもりです。

同窓会なんて今更と思っている人は是非やってみてください!久しぶり、懐かしさ、というものはとてもいいもので、実際にやってみないとわからない感覚です。私も盛り上がるかどうか心配で、開宴前も微妙な空気も漂っていましたが、いざ始まってみると最後の締めができないぐらいに盛り上がり、大成功に終えることができました。

わからないことがありましたら、コメント欄に書き込みをしていただければ出来る限りの返事、アドバイスをしたいと思いますのでよろしくお願いします。

最後に笑屋の同窓会ご担当者様と、「幹事が知っておくべき、同窓会を成功させる為のノウハウ。−笑屋の同窓会を利用しよう− | 株式会社LIG」 の記事を書いてくれた株式会社LIGのご担当者様に素晴らしい同窓会を開くキッカケを作っていただいたことを感謝したいと思います。


タグ:

スポンサーリンク



この記事が役に立ったらシェアして頂けると嬉しいです!
このブログをフォロー・RSS購読もお願いします!

スポンサーリンク